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業務効率化・業務改革の
考え方と進め方

本稿はIT投資ゼロ円で、すなわちITを使わないで、頭を使って、業務効率化、及び業務改革を行う考え方と進め方を具体的に解説したものです。目的は、経営管理部門(ホワイトカラー)の生産性を確実に向上させ、また、イノベーションが実施できるように経営の骨組みを再構築することです。

業務効率化とは、ムダな業務を廃止・削減することです。しかし、多くの企業では、ムダな業務を廃止・削減しないで、ムダな業務にわざわざ金と時間をかけてIT化しているのです。つまり、二重のムダを行っているのです。愚かと言うほかはありません。このために、いつまで経っても生産性が向上しないのです。

本来、業務をIT化するには、まず、価値のないムダな業務を徹底的に廃止・削減し、今後二度とムダな業務を指示・命令しないようにしてから、業務をIT化しなければなりません。

なぜなら、業務をIT化しても業務時間を短縮するだけで、ムダな業務を廃止・削減することはできないからです。ムダな業務を廃止・削減するには、業務に対する考え方を変えなければならないのです。と言うのも、業務は人が行うのであって、ITが行うわけではないからです。ITは業務を支援する道具に過ぎないのです。

35年以上のコンサルティング経験により、ほとんどの企業には業務量の25%以上のムダな業務があることが分かりました。実際に、弊社がコンサルティングを行った数十社の一部上場企業では、30%以上のムダな業務がありました。この原因は、ムダな業務だと知らずに指示・命令するからです。また、ムダな業務だと知らずに実施するからです。

本稿には、ムダな業務を発見し、廃止・削減する考え方と進め方を具体的に解説してあります。本稿に書いてある考え方と進め方を習得し、ムダな業務を廃止・削減するだけでなく、今後二度とムダな業務を指示・命令しないようにして下さい。なお、本稿にはムダな業務の廃止・削減事例を多く掲載してありますので参考にしてください。

一方、業務改革ですが、業務改革をBPR(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)であると勘違いしている人が多いようです。BPRは、マイケル・ハマーとジェイムズ・チャンピー が1993年に出版した『リエンジニアリング革命-企業を根本から変える業務革新』 が契機となって流行した言葉です。

しかし、業務改革という言葉は、この本が出版された1993年以前から日本にあった言葉であり、筆者は1986年より業務改革のコンサルティングを行っています。マイケル・ハマーとジェイムズ・チャンピーは日本の各社の業務効率化活動、及び業務改革活動を調査し、これを参考にしてアメリカの企業に適したITシステムを開発しました。そして、BPRと名付けて販売したのです。

したがって、BPRは日本の企業に適したものではないため、全く役に立たず、しかもアメリカの企業でも全く効果がなかったそうです。実際に、アメリカでBPRを導入したすべての企業が、全く効果がなかったそうです。その結果、BPRを開発・販売したITベンダー、CSCインデックス社は倒産したそうです。(参照:『経営戦略全史』三谷宏治著 ディスカヴァー・トゥエンティワン社)

『リエンジニアリング革命ー企業を根本から変える業務革新』には、業務革新の具体的な方法については何も書かれておりません。コンセプト(概要)と情報技術を活用することが書かれているだけです。よって、この本はBPRの宣伝が目的だったのです。

このため、アメリカ、及び日本でもBPRが急速に普及し、日本では業務改革と言えばBPR、業務改革と言えばITを活用することが常識となってしまいました。この原因は、ITを活用すれば容易に業務効率化や業務改革ができると勘違いしたからです。このため、高額なIT投資をしても業務効率化や業務改革ができなかった、投資がムダになってしまったという企業が後を絶ちません。

このことについて詳しくは、「1-6 50年前から現在までの、ホワイトカラーの生産性を高くする試み」に書きましたのでご覧ください。

序文-業務効率化・業務改革の考え方と進め方の概要

第1章 業務効率化・業務改革の基本的考え方

1-1 業務効率化とは?業務改革とは?

1-2 創意工夫によって業務効率化、業務改革を行う重要性

1-3 日本の生産性が欧米の生産性より低い理由

1-4 日本の企業と欧米の企業の働き方の比較

1-5 ホワイトカラーの生産性を高くするには

1-6 50年前から現在までの、ホワイトカラーの生産性を高くする試み

第2章 業務効率化・業務改革の基本的進め方

2-1 業務効率化は人員の削減につながるから難しい

2-2 経営者が参加しない業務効率化活動は成功しない

2-3 業務をIT化しても効果が分からないのは経営者の意識に問題がある

2-4 業務効率化は景気が良く、人が足りない時に行えば成功する

2-5 景気が悪く、人が余っている時には業務改革を行えば良い

2-6 業務改革と共に、経営の骨組みの再構築を行えば完璧となる

2-7 経営者にやる気がなければ始まらない

2-8 他社事例は参考にはなるがマネはできない

第3章 ムダな業務の見える化

3-1 ムダな業務を見える化する技術

3-2 業務の分類整理(業務分掌の見直し)

3-3 業務要件の明確化

3-4 業務分類ごとの業務時間の計画設定と測定記録

3-5 職務記述書(ジョブ・ディスクリプション)の書き方

3-6 業務管理について

第4章 価値のないムダな業務の廃止・削減

4-1 業務の価値分析による無価値業務の廃止・削減

4-2 業務の目的と機能の明確化

4-3 目的思考による無用業務の廃止

4-4 業務の目的別・機能別原価計算

4-5 重点思考による過剰業務の削減

4-6 ユーザー志向による無価値・低価値業務の廃止・削減

4-7 市場(顧客)志向による内部管理業務の廃止・削減

4-8 内部管理業務の廃止・削減事例

4-9 ムダな書類・ファイルとムダな会議の廃止・削減

4-10 部門間にまたがる基幹業務の効率化

4-11 業務委託(アウトソーシング)について

第5章 イノベーションのための経営の骨組みの再構築

5-1 経営の骨組みの再構築を行う目的と基本的なステップ

5-2 経営者の意識を変えるには

5-3 1980年に行われた日本企業と米国企業の環境適応方法の比較

5-4 日本企業の現在の敗因は環境適応方法が1980年と変わらないから

5-5 経営理念の見直し

5-6 欧米の戦略論は役に立つのか?

5-7 日本企業の今後の経営戦略の策定方法

5-8 経営戦略として実施するイノベーション

5-9 戦略ドメイン(生存領域)の設定

5-10 中期経営計画の見直しと経営計画の立案

5-11 業務設計と業務計画の立案

5-12 組織の再編成について

5-13 組織構造の再編成

5-14 組織の動態化

5-15 イノベーションを実施するための組織

5-16 人事制度の見直し

5-17 従業員のやる気を引き出すには

5-18 イノベーションのための人事制度

5-19 要員計画の立案と人の再配置(人事異動)

参考資料

参考文献

業務改革コンサルティング企画書事例

〒255-0003 神奈川県中郡大磯町大磯 490-2
開発&コンサルティング株式会社
(旧:株式会社経営相談どっと混む)
代表 守屋孝敏
https://kaihatu.co.jp/

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電話番号:0463-61-4678

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