前回、業務の価値分析を行い、明らかに価値のないムダな業務について廃止・削減の検討を行いました。次に、価値があると思われる業務について、本当に価値があるか無いかを調べ、もし、価値がなければ廃止・削減の検討を行います。

価値があると思われる業務は、計画・立案・設計と加工・編集・処理の業務です。これらの業務は売上や利益を増やしているはずなので、実際に売上や利益を増やしているか否かについて確認してみようということです。そこで、まず、各業務について目的と機能を確認します。

各業務は何のために行うのか（目的）、どのような機能（役割）を果たしているのかを確認すれば、売上や利益を増やすための業務かそうではない業務かが分かるからです。実際にどのくらい売上や利益を増やしているかは詳細に調べてみなければ分かりませんが、売上や利益を増やす業務なのかそうではないのかは、業務の目的と機能（役割）を確認すれば分かるからです。

通常、多くの人は、自分が行っている業務の目的や機能（役割）についてあまり考えたことがないので、業務１つひとつについて改めて考えてみるのです。すると、多くの企業では、これといった目的がなかったり、目的が不明確だったりする業務が多く発見できるのです。

また、目的は明確だけれど、目的に対して機能（役割）を果たしていないとか、機能（役割）を果たすような内容（方法）になっていないなどの業務が発見できるのです。つまり、業務の目的に対して、実態が異なっている業務が多く発見できるのです。

これらの原因は、業務を指示する上司が目的を考えずに指示したり、必要な機能を確認しないで指示したりするからです。また、業務を実施する担当者が目的や機能を確認せずに、自分が好きな方法や容易な方法で業務を実施するからです。要するに、上司が場当たり的に業務を指示したり、また、何も確認しないで実施するのが原因です。

本来、各業務は経営計画を実施するためにあるので、各業務と経営計画との関係を調べてみると、経営計画を実施するための業務になっていない場合が多いのです。つまり、

1. 業務の目的が経営計画に含まれていない。
2. 業務の目的を果たすような機能（役割）になっていない。
3. 業務の機能（役割）を果たすような内容（方法）になっていない。

という場合が多いのです。要するに、そもそも経営計画と各業務との整合性が図られていないのです。この原因は、経営計画を実施するために必要な業務計画をきちんと立案していないためです。

つまり、経営計画と業務計画とを別々に立案していたり、経営計画を無視して業務計画を立案したりするからです。

そこで、この原因をクライアント企業で調べてみると、経営計画は経営者（社長、役員）が中心になって立案しているのに対して、業務計画は経営計画とは関係なく、各部門で目先の業務を実施するために立案しているのです。

実際に、クライアント企業の各部門の管理者に「経営計画をどのように活用していますか」と聞いてみると、「経営計画は立案された時に、一応、内容を確認するが、数日後には忘れる」と言っていました。よって、明らかに経営計画とは関係なく業務を実施しているのです。

さらに、「あなたの仕事は何ですか」と聞くと、仕事の内容（方法）はすぐに答えるのですが、「その仕事の目的は何ですか」と聞くと、ほとんどの人が答えられないのです。さらに、「その仕事の役割は何ですか」と聞いても答えられないのです。つまり、業務の目的や機能（役割）を知らずに業務を実施しているのです。どうもこのような企業が多いようです。

それだけではありません。経営計画を立案した経営者（社長や役員）ですら、経営計画を実施するために何をすれば良いのか、自分の役割は何かが良く分からない人がいるのです。要するに、経営計画を立案すれば、後は各部門で経営計画どおり実施するはずだと経営者が考えているのです。

このような状況では、経営計画どおりに業務を実施できるわけがありません。経営計画が絵に描いた餅になっているのです。よって、業績も良くならないのです。

改めて、業務の目的と機能（役割）を明確にする理由を考えてみましょう。

（１）業務のあるべき姿が明確になるから

業務の目的と機能（役割）を明確にすることによって、その業務の本来の姿、つまり、あるべき姿が明確になるからです。業務は本来どうあるべきかということを、業務の目的と役割を確認することで明確になるのです。

（２）業務の改善・効率化、及び業務改革ができるから

業務のあるべき姿と現状業務の実態とを比較することにより、問題点が発見できるので、業務の改善・効率化、あるいは業務改革ができるからです。

また、業務はその目的と役割を果たすことによって業務価値が生まれるので、目的と役割をどの程度果たしているかを検証することにより、業務価値の高さが確認できるからです。そして無価値・低価値の業務を発見できれば、業務の改善・効率化ができるわけです。

さらに、業務の役割を果たす方法を検討することにより、より良い方法を探したり、創意工夫によってより良い方法に変えたりすれば、より価値の高い業務にすることができるのです。

また、業務のあるべき姿と現状業務の実態との比較から、新たに必要な業務（不足業務）が発見できるので、業務改革ができるのです。

ところで、以上の考え方は、ＶＥ（バリューエンジニアリング：価値工学）の考え方です。製品のコスト削減や新製品開発に用いるＶＥの考え方を業務に適用しただけです。以上の文章の「業務」を「製品・部品」に変え、「業務の改善・効率化」を「製品のコスト削減」に、「業務改革」を「新製品開発」に変えればそのままＶＥの説明になります。

よって、ＶＥを学んだことがある人は容易に理解できると思います。なお、ＶＥについて詳しくは、『文科系のためのコスト削減・原価低減の考え方と技術』に書きましたので参考にしてください。

ここで改めて、業務の価値について説明をしておきます。

前回は業務の付加価値を高めることについて説明しました。前回説明しました業務の価値は付加価値でした。しかし、これから説明する業務の価値は付加価値ではありません。それは顧客価値です。

付加価値は企業が求める価値ですが、顧客価値は顧客が求める価値です。業務の目的と機能（役割）を検討する際には常に顧客の立場で考えなければなりません。なぜなら、ほとんどの業務は企業のために実施するのではなく、顧客のために実施するからです。

付加価値と顧客価値との関係を簡単に説明しますと、付加価値はその計算式から明らかなように、売上、及び利益を増やせば付加価値が高くなります。そして、売上、及び利益を増やすためには顧客満足を追求して、顧客価値を高くする必要があります。

このように考えると、付加価値と顧客価値は結果的に同じように見えますが、コストを計算する際には異なります。企業の立場でコストを計算するか、顧客の立場でコストを計算するかです。

顧客の立場でコストを計算すると、企業の立場で計算した時には分からなかったムダなコストや不足するコストが発見できます。つまり、ムダな業務や不足する業務が発見できるのです。

さて、価値の高い業務とは、目的と機能（役割）をきちんと果たしている業務のことを言います。反対に、価値の低い業務とは、目的と機能の果たす度合が低い業務です。言い換えれば業務品質が悪い業務です。これを低価値業務と呼びます。

価値のない業務とは、目的と機能を全く果たしていない業務であり、文字どおり、無価値業務です。無価値業務は無用業務、不要業務などとも言います。

過剰業務とは、価値はあるが必要以上に時間（コスト）をかけている業務を言います。つまり、業務の時間（コスト）が過剰となっている業務です。言い換えれば、投入と得られる効果を計算した時に、効果の割に投入が大きい業務です。時間（コスト）をかけ過ぎている業務は、企業にとっても顧客にとっても損失になります。その時間（コスト）を別の業務に使うべきです。

なお、過剰業務は、「４－４　業務の目的別・機能別原価計算」で業務コストを計算して判定します。業務の目的別・機能別コストは顧客の立場で計算したコストです。これに対し、通常行われている原価計算の方法と同じように計算した業務別コストは企業の立場で計算したコストです。企業の立場で業務別コストを計算しても何の役にも立ちません。

重複業務とは、目的と機能が同じ業務、又は類似している業務を言います。別の人が別の方法で業務を行っている場合には、目的と機能は同じ、又は類似していることが良くあります。お互いに知らずに重複して行っているのです。よって、重複業務も無価値業務です。

なお、以上の業務の顧客価値はＶＥによる価値概念です。また、この原価計算方法はＶＥにおいて顧客が求める製品の価値を高めるために、製品のコスト削減や新製品開発を行う際の原価計算方法です。つまり、ＶＥでは製品の材料別、部品別のコスト計算ではなく、目的別、機能別のコスト計算を行います。目的別、機能別のコストを計算することにより、顧客の立場でコスト計算ができるので、ムダな材料、ムダな部品、不足する材料、不足する部品などが発見できるのです。

このＶＥの価値概念、及び原価計算の方法をそのまま業務に適用するのです。業務の効率化や業務改革を行う際に、同じ考え方を用いるのです。要するに、製品を業務に、製品のコスト削減を業務の効率化に、新製品開発を業務改革に言葉を変えただけです。

既に説明しましたように、多くの企業の業務分掌規程を見ると、業務量が多い業務、重要度が高い業務などを大分類業務とし、その内訳を中分類業務、さらに小分類業務としている企業が多いです。そこで、設定してある大分類業務、中分類業務、小分類業務について、改めて目的と機能を確認する必要があります。

これは、経営計画を達成するために必要な業務を過不足なく実施するためです。経営計画を達成するためにはどのような業務が必要かを考えながら、つまり、業務の目的と機能を考えながら、大分類業務、中分類業務、小分類業務などを見直します。よって、既に設定してある業務分類（業務分掌）項目を削除したり、新たに増やしたり、分割したり、あるいは統合したりすることになります。

これは会社全体で行わなければならないので、通常、ボトムアップ方式で行います。つまり、各個人⇒課内⇒部内⇒会社全体と確認しながら、順次、業務体系を作成していきます。あるいは、トップが率先してトップダウン方式で行う企業もあります。つまり、経営計画から順次ブレイクダウンしていく方法です。

さて、業務の目的と機能（役割）の確認方法ですが、ボトムアップ方式では、まず、各自が関わっている大分類業務、中分類業務、小分類業務について、各自でその目的と役割を考えて書いてみてください。これらが終了しましたら、各自が行っている個別業務（職務）について、同様に目的と役割を考えて職務記述書に書いてみてください。

この作業は時間がかかると思います。なぜなら、ほとんどの人は、これまで、自部門の業務や自分が行っている職務の目的と機能を考えたことがないからです。しかし、お分かりかと思いますがこれは非常に重要な作業です。

自分が行っている職務は何のために行うのか、その職務はどのような役割を果たしているのか、を確認することは必要なことです。時間がかかっても、自分が行っている各職務の目的と役割はきちんと確認する必要があります。

さて、大分類業務、中分類業務、小分類業務、個別業務（職務）のそれぞれについて、目的と機能（役割）が確認できましたら、次に、それぞれの業務が目的と機能の関係でつながっているかどうかをチェックして下さい。

次図のように、つながっていれば良いのですが、多くの企業ではつながっていない業務がたくさんあります。つまり、ムダな業務がたくさんあるということです。また、本来必要な業務がないこともあります。つまり、不足業務もあるということです。

実は、この関係は業務だけでなく、作業でも、製品や部品でも同じです。つまり、一般に、目的と機能の関係は下図のようになっています。そして、末端機能の下位にその機能を果たすための内容（方法、手段）があるわけです。

すなわち、目的と機能の関係は、上下関係であり、上位が目的で下位が機能です。また、上位のさらに上位は目的で、下位のさらに下位は機能です。よって、機能は上位から見れば機能ですが、下位から見れば目的となります。

このことは、例えて言えば、目的と機能の関係は上司と部下との関係と同じです。上司は部下から見れば上司ですが、上司のさらに上の上司から見れば部下になるわけです。また、部下はさらに下の部下から見れば上司になるわけです。

また、上の図は分かりやすくするために、目的と機能を１対１で書いてありますが、実際には、１つの目的に対して複数の機能が存在します。よって、目的と機能の関係で業務をつなげていけばツリー状の業務体系ができるわけです。つまり、本来の業務分掌ができるわけです。

例えば、「◯◯を管理する」という目的を果たすための機能は、通常、「◯◯を計画する」「◯◯を実施する」「◯◯を確認する」「◯◯について対策する」の４つになります。要するに、Ｐ、Ｄ、Ｃ、Ａです。

１つの目的に対して１つの機能というのはありません。もし、あったとしたら、それは問題です。なぜなら、機能が不足しているからです。あるいは、目的と機能が上下関係になっていないからです。この場合は同位であり、単に、表現が異なるだけです。

例えば、「◯◯を計画する」ための機能が、「◯◯を立案する」「◯◯を設計する」などとなっていたりします。これらは同位の機能であり、表現が異なるだけです。つまり、計画する＝立案する＝設計する、です

よって、「１人の上司には複数の部下がいる」と覚えてください。１つの業務の目的を果たすために１つの機能（役割）というのはありません。

1つの目的に対して複数の機能があり、1つの機能に対して複数の方法（手段）がありますが、通常は、そのうちの１つの方法を採用しています。逆に、1つの方法（手段）で、1つの機能、1つの目的を果たしているとは限りません。1つの方法（手段）で複数の機能や複数の目的を果たす場合もあります。

ちなみに、この関係は、既に説明しましたように、業務だけでなく、作業でも同じですし、製品や部品でも全く同じです。したがって、この関係を理解すれば、業務の改善・効率化や業務改革だけでなく、作業の改善・効率化や作業設計、製品や部品のコスト削減や製品開発などにも利用できます。

なぜなら、目的と機能がつながっていなければ何らかの問題があることが分かるからです。つまり、ムダが発見できたり、不足していることが発見できるのです。これがＶＥの考え方です。この考え方があるから、ＶＥは顧客価値を追求した製品のコスト削減や新製品開発ができるのです。

さて、まず、経営計画と大分類業務との整合性をチェックして下さい。つまり、経営計画の中に大分類業務の目的が書かれているかどうかです。

業務は目的で書かれる場合もあれば、機能で書かれる場合もありますが、通常は機能で書かれ（表現され）ます。つまり、大分類業務は機能で表現されていることが多いです。よって、各部門の大分類業務（機能）の目的が経営計画に書かれていなければなりません。

同様にして、順に、大分類業務と中分類業務、中分類業務と小分類業務、小分類業務と個別業務（職務）の整合性をチェックして下さい。本来は、すべての業務の目的が上位の業務の機能になっていなければならないのです。

このように、各業務を目的と機能の関係でつなげていけば業務の機能体系図ができます。これが本来の業務分掌となります。

しかし、実際にはそうなっておらず、上位とつながっていない業務が多く発見できます。つまり、目的がない業務、目的が不明確な業務などのムダな業務、及び不足する業務などが発見できます。

ただし、通常、従来から継続して実施している業務は経営計画には書かれないことが多いです。強化業務、新規業務、あるいは新規事業に関する業務だけが書かれる場合が多いです。

よって、従来から継続して実施している業務については、既に作成した業務分類一覧表（業務分掌規程）を見ながら、目的と機能の関係を確認してムダな業務や不足する業務がないかをチェックして下さい。

また、従来から継続して行っている業務で、今期から中止になる業務もありますので、その点も注意してチェックして下さい。中止になったにもかかわらず、それを知らずに継続して実施していることが良くあります。

筆者は読者のみなさんが行っている職務の内容やその目的と機能（役割）は分かりませんが、その目的と機能を考える手助けをすることはできます。それは、目的と機能の表現方法です。

職務の主な目的は、通常、「◯◯を企画する、◯◯を決定する、◯◯を立案する、◯◯を設計する、◯◯を図る、◯◯を実行する、◯◯を実施する」などという言葉で端的に表現できます。なぜなら、本来、職務の主な目的は意思決定と実行だからです。

職務の目的には、その他に、意思決定と実行をしやすく（容易に）したり、意思決定と実行のミスや間違いを防ぐ目的の業務もあります。これらは「主目的」に対して「補助目的」と言います。補助目的は意思決定と実行を促進したり、意思決定と実行のミスを防止したりすることが目的になります。

したがって、これらを、「促進目的」「防止目的」などと言う場合もあります。表現としては、「◯◯をしやすくする」「◯◯を容易にする」「◯◯を促進する」「◯◯を防ぐ」「○○を防止する」などとなります。

通常、職務は１人では完結せずに、数人で分担して行う場合がほとんどです。よって、自分の職務が終了してから、他の人にバトンタッチするわけです。したがって、各自の職務の目的は、主目的であったり、補助目的であったりするわけです。

では、機能（役割）の表現はどうかと言いますと、一般に、「◯◯を確認する」「◯◯について検討する」「◯◯を◯◯に伝達する」「◯◯を作成する」などという表現になります。これらは日常的に使っている言葉ですが、これらが機能（役割）を表現しているのです。よって、目的と同じように、「◯◯を◯◯する」で表現できます。

ところで、「これらは機能（役割）ではなく、内容（方法）ではないか」という人がおりますが、内容（方法）ではありません。

例えば、「◯◯を確認する」ための方法として、「◯◯を見る」「◯◯を読む」「◯◯について聞く」などがあります。また、「◯◯について検討する」方法として、「◯◯について考える」「◯◯について話し合う」などがあるわけです。つまり、目的と機能（役割）は抽象的な表現であり、内容（方法）は具体的な表現になります。なお、内容は方法や手段になります。

なお、意思決定の表現には、「◯◯書に押印する」「◯◯に対してＯＫと言う」などもありますが、これらは目的や機能の表現ではなく具体的な内容（方法、手段）の表現になります。

つまり、同じ目的や機能を果たすためにいろいろな方法、手段があるわけです。よって、より良い方法や手段を採用すれば改善ができるわけです。この考え方もＶＥの考え方です。

同じ目的や機能を果たすために、最も安全に、最も安く、最も正しく、最も速く、最も楽にできる方法を考えることができます。これが創意工夫による改善です。これを略して、安、安、正、速、楽と言います。これは、世界で最も良い方法（One best way）を採用すべきであるという、ＩＥの考え方です。

ところで、中学時代に習った英語の表現形式である５文型は、主語、述語、目的語、補語の４つを組み合わせてできています。職務の目的と機能を表現するには主語と補語は必要ありませんので、目的語＋述語（他動詞）で表現すれば良いのです。つまり、目的と機能は、「◯◯を◯◯する」「◯◯について◯◯する」などと表現すれば良いのです。

ちなみに、日本語の文法には目的語がありません。